איך לתכנן אירוע מושלם מקצה לקצה?

אספנו עבורכם כמה כללים ועצות מועילות לתכנון האירוע שלכם ובחירת חברה להשכרת ציוד לאירועים, כזו שתהפוך לכם את החיים לפשוטים…
כל זאת על מנת שחווית הפקת האירוע תהיה נעימה, נוחה והכי חשוב תוביל לאירוע מוצלח!

1. בחרו חברה ותיקה ומוכרת בתחום האירועים, חברה עם ניסיון של כמה שנים לפחות שתעניק לכם תחושת ביטחון ותוכל לספק לכם ידע רחב בתחום מניסיון רב שנים, אירועי עבר ומהמצב הנוכחי בשוק. חברה עם מוניטין וגב לוגיסטי וכלכלי.
2. בחרו בחברה המקפידה על איכות הציוד שהיא משכירה, ציוד מושכר לאירועים אינו בהכרח חדש ועל כן יש לדאוג לתחזקו באופן מקצועי ועל בסיס קבוע! חברה שמעסיקה בעלי מקצוע דוגמת נגר, מסגר, רפד וכו' תוכל לתת מענה מהיר לטיפול בציוד שלכם. לרוב החברות העוסקות בהשכרת ציוד לאירועים אין את היכולת בהכרח לתחזק את הציוד ברמה המיטבית והן נסמכות על בעלי מקצוע חיצוניים אליהם נשלח הציוד לתיקון. אצלנו ב"גיא אייל ציוד לאירועים" תוכלו להנות מבית מלאכה הכולל בעלי מקצוע מיומנים, שעובדים על הציוד ומגשימים כל יום חלומות, עבורכם הלקוחות.
3. כשאתם בוחרים ריהוט לאירוע חשוב לבדוק מספר דברים:
א) מהו סגנון האירוע אליו אתם מכוונים? האם מדובר באירוע יוקרתי או פשוט, המוני או אינטימי, עסקי או פרטי, מקום סגור או תחת כיפת השמיים, מזנון קוקטייל או ארוחה בישיבה. לחברות גדולות בתחום השכרת הציוד לאירועים קיים מגוון גדול של פריטי ריהוט שונים, כמו שתוכלו למצוא אצלנו.
ב) מהו סגנון הישיבה באירוע? חשוב לבחור ריהוט התואם לאופי האירוע! שולחנות בר לאירועי קוקטייל, פינות ישיבה אלטרנטיביות לימי הולדת וחגיגות משפחתיות, ספות וכורסאות לכנס לקוחות יוקרתי ועוד.
ג) אופי וסגנון קהל המוזמנים – האם מדובר בבני משפחה, חברים קרובים, לקוחות, ילדים או בכלל מבוגרים? זכרו, לרוב למבוגרים פינות נמוכות פחות יתאימו ולילדים פחות יתאימו פינות ישיבה גבוהות. למשפחות מסויימות תתאים ישיבה סביב שולחנות של 12 איש, אך אחרות תעדפנה פינות קטנות ואינטימיות ל4-5 מוזמנים. אנו ממליצים למצוא את האיזון הנכון לבין מה שמוכר לבין אירוע ייחודי שייזכר לעוד שנים רבות…
4. אל תתפתו למחיר נמוך! בדקו את הציוד עליו אתם משלמים, מה המחיר כולל ומה אינו כולל. חשבו כמה אנשים צפויים להיות באירוע ונסו לשקלל את מגוון הפרמטרים: האם שילמו מראש על מנת להשתתף באירוע? האם בין המוזמנים כאלו שאישרו הגעתם וצפויים לא להופיע? כל אלו יעזרו לכם בתכנון הכמויות המדויקות ביותר. נמליץ לכם לחשוב גם על מקרה הפוך, בו מגיעים יותר אורחים משצפיתם, על כן ציוד "ספייר" כמו סכו"ם, צלחות, כוסות וכמה כסאות נוספים, יכול להועיל במקרה הצורך ולפעמים גם להציל את האירוע שלכם.
5. ארגון נכון והערכות מראש חוסכת אי נעימות, זמן וכסף. אנחנו כאן כדי להזכיר לכם – אל תחסכו בדברים שעלולים לפגוע באירוע שלכם. אם התאריך בו אתם מקיימים את האירוע נופל על יום חמסין, אל תחשבו פעמיים ותדאגו למיזוג לאורחים שלכם… חשבו עליהם לפני הכל. אם הם לא יהנו, סביר להניח שגם אתם לא.
גם אם האירוע שלכם מתוקצב, חשבו היכן אתם רוצים להשקיע יותר, השקעה נוספת בחברת הציוד תוביל לקבלת עובדים מיומנים ומקצועיים, ראש שקט באירוע, ציוד נקי ומתוחזק ושירותיות במהלך האירוע.
6. שוק השכרת הציוד לאירועים הוא שוק גדול. בחרו חברה המשכירה מגוון רחב של ציוד החל מריהוט, כלי אוכל, קרון שירותים נייד ועד אוהל ובמות. הדבר יוכל לפטור אתכם מהתעסקות עם ספקים נוספים בתחום ויאפשר לכם לעבוד מול ספק אחד מרכזי.

מקווים שעזרנו לכם למצוא את הדרך להתחיל את המסע לאירוע המוצלח שלכם.